Dataskyddsbeskrivning
1. Allmänt
I denna dataskyddsbeskrivning redogörs för hur Grankulla Scoutkår rf hanterar och skyddar personuppgifter. Hanteringen av personuppgifter är nödvändig som en del av Grankulla Scoutkår rf:s verksamhet i att erbjuda fritidssysselsättning åt sina medlemmar inom ramarna för scoutprogrammet.
Personuppgiftshanteringen sker delvis centraliserat genom Suomen Partiolaiset - Finlands Scouter ry:s medlemsregister Kuksa. Denna dataskyddsbeskrivning bygger på och kompletteras av Suomen Partiolaiset - Finlands Scouter ry:s dataskyddsbeskrivningar och instruktioner om databehandling inom scoutrörelsen. Uppgifter om den centraliserade behandlingen av personuppgifter hittas på adressen scout.fi/dataskydd. De senaste uppdateringarna av instruktionerna hittas på adressen partio.fi/tietosuoja (på finska).
2. Registeransvarig och kontaktuppgifter
Grankulla Scoutkår rf (härefter “kåren”)
FO-nummer: 3035071-4
℅ Emil Vasara
Kornblixtvägen 4 B 24
02100 Esbo
www.grankullascoutkar.fi
medlemsregisteransvarig Emil Vasara
E-post: emil.vasara@grankullascoutkar.fi
Tel. 045-2681512
Kåren använder sig av medlemsregistret Kuksa, som administreras av Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry (härefter “Finlands Scouter”), FO-nummer 0202252-9, Tölögatan 55, 00250 Helsingfors. Finlands Scouter nås på adressen palvelu@partio.fi.
3. Personuppgifter som behandlas
Kårens behandling av personuppgifter beror på syftet, men omfattar i sin helhet:
- Ditt namn
- Din adress
- Dina kontaktuppgifter
- Födelsedatum och hemort
- Dina vårdnadshavarens uppgifter / uppgifter om barn du är vårdnadshavare för
- Bankuppgifter (till exempel kontonummer för utbetalning av redovisningar)
- Uppgifter om privatekonomi, för behandling av ansökningar om befrielse av medlemsavgift
- Uppgifter om hälsotillstånd, specialdieter m.m.
- Deltagande i evenmang
- Utbildningar inom scouting
- Erhållna förtjänsttecken
- Bilder från evenemang m.m.
- Utförd brottsregisterkontroll
4. Informationskällor
Kåren samlar in personuppgifter på basen av den registrerades anmälan, till exempel då den registrerade fyller i medlemsansökan, genom evenemangsanmälningar eller genom att den registrerade fyller i ett formulär (till exempel kostnadsredovisningar). Dessutom kan kåren använda sig av uppgifter ur myndighetsregister.
5. Behandlingens syfte och grund
Kåren behandlar dina personuppgifter för att kunna erbjuda scoutverksamhet i enlighet med Finlands Scouters scoutprogram. Detta innefattar syften som:
- utforma och utföra scoutfostran
- ordna och följa upp utbildningar
- ordna evenemang
- fakturering
- tackverksamhet (förtjänsttecken)
- genomförande av scoutkampanjer (till exempel adventskalenderförsäljningen)
- erbjudande av digitala lösningar (till exempel e-post för ledare)
- marknadsföring och kommunikation
Behandlingen av personuppgifterna bygger på kårens lagenliga skyldighet att som registrerad förening föra medlemsförteckning. För till exempel nycklar, evenemangsanmälningar och digitalatjänster bygger behandlingen på fullföljande av skyldigheter i ett avtalsliknande förhållande och på ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts (till exempel Finlands Scouter eller väldsscoutförbundens) berättigade intressen. För fotomaterial gäller att behandling sker med stöd av den registrerades samtycke.
6. Utlämnande och överföring av information
Medlemsregistret Kuksa administreras centraliserat av Finlands Scouter. Uppgifter om kårens medlemmar är därmed i systemet synliga för personer utanför kåren i enlighet med dessa personers användarrättigheter. Vid evenemang är det till exempel möjligt att evenemangsledningen består av personer utanför kåren.
Kåren utelämnar inte uppgifter från sin egen molntjänst till utomstående, om den inte enligt lag är skyldig att göra det eller utan att den registrerade samtycker till det. Vid evenemang och samarbetsprojekt är det ändå möjligt att personuppgifter behandlas av personer som inte är medlemmar i kåren. I dessa fall försäkrar sig kåren om att de utomstående följer samma nivå av dataskydd som kåren.
Medlemsregistret Kuksa och kårens molntjänst (Google Drive), system för elektronisk underskrift (Bink) eller bokföringsprogram (Briox) förvarar inte personuppgifter utanför EU eller EES.
7. Förvaringstid för personuppgifter
Ur Finlands Scouters medlemsregister Kuksa raderas sådana personuppgifter vars behandling inte längre är nödvändig tre (3) månader efter att medlemskapet upphört. Känsliga personuppgifter (till exempel specialdieter), som samlats inför evenemang, tas bort en (1) månad efter evenemanget.
För förvaring i kårens egen molntjänst gäller följande förvaringstider:
- deltagarlistor och utskrifter ur Kuksa inför evenemnag: en (1) månad efter evenemanget
- nyckelregister för kårens nycklar: en (1) månad efter att nyckel återlämnats eller ett (1) år efter att nyckel anmälts försvunnen.
För vissa typer av personuppgifter finns föreskrifter om lagringstider i lag. Kåren är till exempel skyldig att förvara bokföringsmaterial i 10 år från räkenskapsperiodens utgång.
8. Den registrerades rättigheter
Som registrerad har du enligt EU:s dataskyddsförordning 679/2016 (GDPR) följande rättigheter:
Rätt till insyn
Som registrerad har du rätt att kontrollera vilka personuppgifter som har antecknats i registret eller att det inte finns uppgifter dig i registret. Du kan be personuppgiftsansvarige om att få kontrollera dina egna uppgifter.
Rätt till rättelse av behandling
Som registrerad har du rätt att av den personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga uppgifter.
Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:
i) Du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger den personuppgiftsansvarige möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta.
ii) Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning.
iii) Den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Rätt att radera uppgifterna
Du har rätt att kräva att uppgifterna i registret raderas bland annat om:
i) Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det ändamål det samlats in för
ii) Du återkallar ditt samtycke
ii) Personuppgifterna behandlas olagligt
Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet
Du har rätt att lämna in klagomål om behandlingen av personuppgifterna. I Finland fungerar Dataombudsmannens byrå som tillsynsmyndighet. Kontaktuppgifter finns på adressen www.tietosuoja.fi.
9. Skydd av personuppgifter
Av kåren behandlade personuppgifter förvaras lösenordsskyddade i medlemsregistret Kuksa och i kårens molntjänst (Google Drive). Personkretsen som har tillgång till personuppgifter begränsas tekniskt genom användarrättigheter. Kåren upplyser och instruerar sina ledare i datasäker användning av tjänsterna.
Till den del kåren för utförandet av evenemang behöver ta ut papperskopior ur registret, ses efteråt till att utskrifter förstörs korrekt. Utskrifter förvaras så att den personkrets som kommer åt den är begränsad.
Kåren har kontroll över tillgången till kårlokalens pappersarkiv och där förvarat material.
10. Ändring av dataksyddsbeskrivningen
Kåren följer med och uppdaterar vid behov denna dataskyddsbeskrivning. En uppdaterad version av beskrivningen finns tillgänglig på kårens webbplats.
Uppdaterad 13.8.2026.
